Czym jest zarządzanie projektami?

Kilka słów wstępu

Podstawowa teoria zarządzania mówi nam o tym, że projekty to działania z definicji złożone, jednorazowe i niepowtarzalne. Mogłoby się zatem wydawać, że zarządzanie nimi będzie odpowiadać tym właściwościom, również za każdym polegając na czymś zupełnie innym. Nie jest tak jednak do końca. Mimo, że każdy projekt generuje inne, wymagające zróżnicowanych odpowiedzi wyzwania, zarządzanie projektami to spójna dyscyplina wiedzy, która prowadzi do efektywnego osiągania – albo wyłaniania – celów projektów, neutralizując ograniczenia i ryzyka, wzmacniając motywację uczestników i dbając o właściwą komunikację w zespole. Szybkie tempo przemian zachodzących właściwie w każdej sferze życia i biznesu zmusza do podejmowania przemyślanych i skoordynowanych działań, dlatego też zarządzanie projektami opiera się na określonych praktykach, narzędziach i umiejętnościach, których opanowanie znacząco zwiększa szanse na upragniony sukces. W związku z wymogami nowoczesnej gospodarki, liczba firm oraz całych branż, które opierają swoją działalność na pracy projektowej cały czas się zwiększa, zatem wiedza o umiejętnym zarządzaniu tymi działaniami będzie rosnąć na znaczeniu.

Co dokładnie trzeba robić? Jakie są metodyki i jaką wybrać?

Zabierając się do pracy nad dowolnym projektem, musimy wyłonić koordynującego wspólne wysiłki kierownika, podzielić zadania i określić kryteria takie jak zakres, koszty i czas trwania projektu. Wszystkie te zmienne mogą być wprowadzane i realizowane na różne sposoby, różne są bowiem stosowane w zarządzaniu projektami metodyki. Przykładowo, podejście tradycyjne wyznacza zakres projektu już na samym jego początku, podczas gdy w zarządzaniu zwinnym podlega on elastycznym przemianom, które odpowiadają na zmieniające się warunki oraz oczekiwania klientów. Inaczej z kolei będzie z kosztami – przy metodyce zwinnej są one zdefiniowane z góry i realizacja projektu musi się w nich zmieścić, standardy tradycyjne operują tylko przybliżonymi szacunkami. Co ważne, większość metodyk ma uniwersalny charakter co oznacza, że zalecane przez nie techniki działania i ogólne wytyczne można stosować w projektach z wielu branż, od programowania do budownictwa. Wybór konkretnego standardu powinien zależeć od specyfiki danego projektu, np. czasu jego trwania i skali – i tak, do wielkich przedsięwzięć zajmujących wiele miesięcy czy nawet więcej lepsze okaże się podejście tradycyjne, za to w krótkich i mniej rozbudowanych sprawdzą się metodyki zwinne. Nic nie stoi także na przeszkodzie aby w odpowiednich sytuacjach łączyć różne ich elementy ze sobą, tworząc w ten sposób tzw. modele hybrydowe zarządzania projektami – wszystko zależy od kontekstu, analizy potrzeb, określenia priorytetów, oceny możliwości zespołu i preferencji kierownika. Rynek oferuje szeroką gamę dostępnych standardów, z takimi wiodącymi pozycjami jak PRINCE2 albo PMBOK Guide z metodyk tradycyjnych, czy też różne wersje Agile albo Scrum jeśli chodzi o zarządzanie zwinne, jest więc w czym wybierać.

Zarządzania projektami trzeba się nauczyć

Niestety, zarządzanie projektami nie jest dziedziną, którą łatwo opanować w pojedynkę. Wypracowywane od lat przez najlepszych ekspertów praktyki, wykorzystywane narzędzia i programy informatyczne (wystarczy tu wymienić Basecamp, Podio, MS Project, czy też powszechnie znanego Excela) wymagają fachowego objaśnienia i rzetelnej nauki, najłatwiej osiągalnej na profesjonalnych szkoleniach. Podnoszenie kompetencji pracowników oraz kadr menedżerskich w tej dziedzinie staje się koniecznością dla każdej organizacji, której zależy na tworzeniu ciekawych, innowacyjnych projektów oraz osiąganiu satysfakcjonujących rezultatów. Taka edukacja to inwestycja w wysoką jakość biznesu – inwestycja, która przynosi pewne zwroty.